Tạo Email theo tên miền

Hướng dẫn tạo Email theo tên miền riêng của bạn nhanh chóng nhất và đơn giản nhất.

Để khởi đầu tạo dựng một doanh nghiệp mới trong thời buổi hiện tại, nhiều công ty sẽ có nhu cầu dùng email công ty dưới dạng myname@mycompany.com, nhìn có vẻ chuyên nghiệp hơn, thay vì dùng các email cá nhân như gmail.com, và cũng cần lắm một hệ thống để quản lý các các dự án (CRM - Customer Relation Management)
Dĩ nhiên, nếu bạn thuê dịch vụ làm thì sẽ tốt hơn nhưng vào thời buổi ban đầu của doanh nghiệp, tiết kiệm chi phí cũng là một lựa chọn mà nhiều bạn có thể áp dụng. Những chia sẻ dưới đây là do mình tự mày mò thử nghiệm rất nhiều dịch vụ và tổng kết lại sau nhiều năm sử dụng cho chính công ty mình.
(Mình là dược sĩ, làm công ty về nguyên liệu dược nên bài viết này hoàn toàn không có tính quảng cáo cho các dịch vụ bên dưới nhé. Trong group chắc sẽ có nhiều chuyên gia về lĩnh vực này, mình xin phép vì "múa rìu qua mắt thợ")

Đăng ký tên miền riêng (domain) và tạo email theo tên miền dạng myname@mycompany.com

Bước 1:
Tùy vào dạng tên miền mà bạn thích, bạn có thể đăng ký các tên miền *.com, hay *.com.vn hay *.vn. Đối với tên miền quốc tế dạng *.com, nhà cung cấp tên miền mà mình thích là Godaddy hay 1&1. Các hướng dẫn chi tiết sẽ có rất nhiều trên mạng, mình chỉ lưu ý vài điều:
- mua domain năm đầu tiên có thể mua với giá 1.17$ hoặc 1.99$, 2.99$
- Ở các năm tiếp theo phí gia hạn cỡ 15$/năm, chứ không có rẻ như năm đầu, nên bạn đừng đăng ký quá nhiều domain. Riêng đối với phí gia hạn ở Goddady, nếu chọn đồng tiền thanh toán là INR (Rupee của India) thay vì USD hay VNĐ, sẽ được giảm 27%.
Bước 2:
Sau khi đăng ký xong tên miền, điều bạn cần làm là tìm một dịch vụ cho tạo email theo tên miền riêng. Hiện tại các dịch vụ của Google (Gsuit) và Microsoft (outlook.com) đã không còn free như trước, phí khoảng 3$/user/tháng. Nếu công ty 10 người, dùng 10 cái email thì cũng tốn cỡ 30$/tháng. Trên mạng có một số nơi cung cấp dịch vụ của google với quảng cáo là không giới hạn thời gian, không giới hạn số lượng user với giá tổng cộng 800K - 1 triệu, tuy nhiên, các bạn không nên dùng vì các dịch vụ này vi phạm chính sách của google và sẽ bị xóa tài khoản bất cứ lúc nào.
Hiện tại, có 2 dịch vụ rất mạnh phục vụ cho nhu cầu này đó là Zoho & Yandex, hoàn toàn không thua kém các dịch vụ có phí của Google & Microsoft. Zoho cung cấp free 25 users cũng tạm ổn cho start-up. Yandex là công ty cung cấp dịch vụ tìm kiếm của Nga, ở Nga, người ta chuộng Yandex hơn cả Google. Hiện dịch vụ email của Yandex cho free tới 1000 users.
Có hướng dẫn chi tiết trên mạng, bạn nên tìm hiểu để đăng ký dịch vụ và liên kết kết domain riêng của mình. Nhớ lưu ý các bước verify để gởi email không bị đánh dấu là spam.

QUẢN LÝ DỰ ÁN CRM

Để quản lý tổng quát các dự án, dĩ nhiên bạn có thể dùng “Excel thần thánh”. Tuy nhiên, Excel có nhiều khuyết điểm lớn rất khó chịu, ví dụ như nếu bạn có 5 nhân viên sales, mỗi nhân viên sẽ tạo 1 file excel riêng để quản lý dự án. Bạn là người quản lý, bạn sẽ không có thể có dữ liệu tổng quát, nếu cần phải làm thêm các bước tổng hợp. Việc gởi file qua lại cũng tạo nhiều phiền phức. Do đó, nạn cần có 1 phần mềm quản lý các dự án, đặc biệt đối với các công ty có số lượng dự án lớn.
Nhu cầu sử dụng CRM là rất lớn nên có hàng trăm công ty lớn nhỏ cung cấp dịch vụ CRM, ngay cả Microsoft cũng có phát triển một hệ thống riêng là Microsoft Dynamics. Công ty nào cũng có cho lựa chọn giữa trả phí và miễn phí. Đặc điểm chung của các dịch vụ free CRM là có nhiều giới hạn, còn gói dịch vụ có phí thì chi phí quá cao.
May mắn là có một dịch vụ free mà có các tính năng của gói trả phí, đó là Hubspot. Đây là dịch vụ miễn phí mà mình thấy phù hợp sau khi dùng thử khoảng 20 dịch vụ khác nhau. Các điểm mà mình quan tâm của dịch vụ này:
- Không giới hạn số lượng user. Mỗi nhân viên là 1 user.
- Có cho phân quyền user như Admin/Manager/Staff. Nhân viên này sẽ không thấy được các dự án của sales khác, nhưng người quản lý có thể thấy tất cả.
- Cho phép tùy biến các field, để phù hợp với đặc điểm của mỗi công ty có đặc điểm dự án khác nhau
- Có apps trên IOS & Android, mình có thể truy cập ở bất kỳ đâu
- Cho phép import dữ liệu từ file excel lên hệ thống.
Những điều này chỉ là những thứ rất cơ bản, hoàn toàn không có gì cao siêu nhưng để làm được, bạn phải tốn thời gian tìm hiểu và tốn thêm thời gian để thử nghiệm để tìm dịch vụ phù hợp. Mình viết bài này chỉ hy vọng những thông tin trên giúp các bạn làm nhanh hơn, dành thời gian tập trung vào chuyên môn chính.